סריקת מסמכים - כמה שזה טוב... 

משרדים רבים בישראל כבר לא מסתפקים בקריאה באינטרנט על תופעת סריקת המסמכים שהשתלטה על השוק העסקי. ארגונים ומשרדים למדו כי באמצעות סריקת מסמכים ניתן להיפטר מכמויות עצומות של ניירת וקלסרים. סריקת מסמכים מתאימה לכל גודל של מסמך. החל מכרטיסי ביקור ועד לשרטוטי ענק. בין אם מדובר במסמכים בשחור לבן או במסמכים צבעוניים – הכול ניתן לסריקה.

פעמים רבות מתבקשים עובדי הארגון לאתר מסמך במהירות תוך כדי שיחת טלפון על לקוח. האפשרות הרגילה של חיפוש המסמך בקלסר הנכון קיימת, אולם היא נמשכת זמן וגורמת ללקוח להמתין לתשובה זמן רב. באמצעות סריקת מסמכים  מצבים אלו נמנעים ומאפשרים שליפת המסמך הרצוי בלחיצת כפתור.

סריקה ירוקה

סריקת מסמכים אינה רק כלי לחסכון בזמן וכסף לארגון. סריקת מסמכים מביאה איתה בשורה ירוקה ומתקדמת. חוסכים בנייר, חוסכים במקום, עוזרים לשמור על כדור הארץ. אם אתה ארגון ירוק אתה מקבל נקודות זכות בשוק העסקי ועשוי להרוויח לקוחות נוספים.

כשם שכיום, באמצעות הטכנולוגיות החדשות, גם ספרים הפכו להיות מוצר דיגיטלי שאנשים קוראים על המחשב, כך גם מסמכים אינם צריכים להיות רק בפורמט של נייר. סריקת מסמכים מאפשרת צורת עבודה מודרנית ומהירה לארגון העסקי החכם.

אנשים שואלים מדוע עליהם להשקיע כסף בכדי להעביר מידע המאוכסן בפורמט נייר לקבצים דיגיטליים למחשב. במקומות בהם סריקת מסמכים נחשבת לסיסמה בלבד ניתן לראות כיצד כמויות עצומות של קלסרים עבי קרס ממלאים את ספריות הארגון ומצטברות מחודש לחודש.

ללא סריקת מסמכים יש צורך בתוספת עובדים לטיפול ותיוק הניירת, לשליפת המסמכים בעת הצורך והחזרתם לקלסר, לאכסון הקלסרים בקרטונים עמוסים ועוד.

כמו כל דבר, השקעת משאבים בפעולות עולה כסף. עובד המטפל במסמכי הארגון עולה כסף. שטחים בהם מאכסנים קרטוני מסמכים עולים כסף. כסף שיוצא מקופת הארגון בכל יום.

חוקי המדינה מחייבים כל ארגון לשמור את המסמכים למשך שבע שנים. הליך של סריקת מסמכים אינו פוטר את הארגון מהצורך לשמור את המסמכים לאחר שנגנזו בבית ארכיב, אלא שעם תום תקופת החובה, ניתן לבער את המסמכים ולפנות מקום למסמכים הבאים.

בשעת הצורך ניתן לשלוף כל מסמך שנדרש מהארכיון הדיגיטלי של הארגון, גם אם המסמך המקורי מאוכסן בבית גניזה מרוחק או שהוא בוער כבר.